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Was macht einen mehrsprachigen Jahres- oder Quartalsbericht zu einer besonderen Herausforderung?

Präzision und Präsentation

Ein Geschäftsbericht ist in erster Linie eine wichtige juristische Veröffentlichung. Die darin offengelegten Finanzzahlen und Informationen müssen verifiziert und korrekt dargestellt werden.

Gleichzeitig ist der Geschäftsbericht aber auch DIE «Flaggschiffpublikation» eines Unternehmens. Er muss professionell aussehen und einen guten Eindruck hinterlassen. Dies erfordert eine Kombination aus gut lesbaren und überzeugenden Inhalten, professionellem Design sowie einer ansprechenden visuellen Darstellung.

Koordination und Relevanz

Hinzu kommt, dass an einem Geschäftsbericht zahlreiche Stakeholder beteiligt sind und natürlich jede und jeder mitreden möchte. So müssen Inputs von CEO, Direktorinnen und anderen Managern, Buchhalterinnen und Wirtschaftsprüfern, Kolleginnen und Kollegen aus der Rechtsabteilung/Compliance, den Kommunikations- und Marketingteams und allen anderen Beteiligten konsolidiert werden. Erfahrungsgemäss verfolgen dabei nicht alle die selben Ziele. Gleichzeitig muss die Zusammenarbeit mit der Designagentur, dem Fotografen, einer Übersetzungspartnerin, einem Korrektor, externen Autorinnen und Druckern koordiniert werden. Und nicht zu vergessen: die zahlreichen Abstimmungs- und Genehmigungsrunden!

Eine weitere Herausforderung besteht in der sehr heterogenen Leserschaft, mit unterschiedlichen Wissensständen und unterschiedlichem Informationsbedarf. Zum Publikum gehören Regulierungsbehörden und Börsen, Journalisten, Investorinnen, Analysten, Mitarbeiterinnen, Lieferanten – und sogar Ihre Wettbewerber werden einen Blick in Ihren Geschäftsbericht werfen wollen.

Lesbarkeit

Um eine weitere Komplexitätsebene hinzuzufügen, muss sichergestellt sein, dass der Bericht für alle Leserinnen und Leser in der jeweiligen Sprache verfügbar ist. Und wenn unumgängliche Fristen ohnehin knapp sind (was sie ja eigentlich immer sind), erhöhen Übersetzungs- und Korrektoratstermine den Druck noch zusätzlich.

Sehr hilfreich erscheint es daher, diesen Prozess zu zentralisieren und zu optimieren. Ein einziger kompetenter Partner für Sprachdienstleistungen, der die Erstellung, Bearbeitung, Übersetzung und Korrektur von Inhalten in allen Zielsprachen übernimmt, bedeutet einen erheblich geringeren Koordinationsaufwand. In Kombination mit einer sorgfältigen Planung kann dies den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Ebenfalls wichtig ist, dass speziell ausgebildete Finanzübersetzerinnen und -übersetzer zum Einsatz kommen, die über umfangreiche Erfahrung in komplexen Berichtsprojekten verfügen.

Die 10 wichtigsten Planungstipps für die Übersetzung von Geschäftsberichten:

1. Geben Sie so früh wie möglich so viele Details wie möglich an.

Je früher Sie über Ihren Projektzeitplan und Ihr Übersetzungsvolumen informieren und je mehr Informationen Sie zur Verfügung stellen, desto einfacher ist es, die besten Mitarbeitenden für Ihr Projekt vorzubereiten.

2. Planen Sie ein realistisches Zeitfenster für die vorgesehenen Sprachdienstleistungen ein.

Auch wenn viele Sprachdienstleister mittlerweile modernste Technologien einsetzen, bleiben die Übersetzung und das Korrektorat ein Prozess, der Zeit erfordert. Terminologieprobleme lösen, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verstehen, ein Gespür für Ihren Stil entwickeln und ausgefeilte, effektive Texte produzieren – das alles sind Tätigkeiten, die entsprechende Zeitbudgets erfordern.

3. Entscheiden Sie genau, welche Dienste Sie benötigen.

In welchen Sprachen wird Ihr Jahresbericht veröffentlicht? Denken Sie daran, anzugeben, ob Sie US- oder UK-Englisch, Spanisch für Lateinamerika oder für Spanien usw. benötigen. Auf diese Weise können Linguistinnen und Linguisten mit den richtigen Lokalisierungskenntnissen und dem entsprechenden kulturellen Verständnis ausgewählt werden.

4. Senden Sie Referenzabschlüsse in der Ausgangs- und Zielsprache.

In der Regel handelt es sich dabei um den letztjährigen Jahres- oder Ihren letzten Quartalsbericht. Referenzdokumente können in ein Translation-Memory-System importiert werden, wodurch Ihr Jahresbericht effektiver und wirtschaftlicher bearbeitet werden kann. Auch eine nachhaltige Konsistenz Ihrer Übersetzungen wird dadurch gewährleistet.

5. Stellen Sie spezielle Terminologie- und Stilregeln bereit.

Haben Sie Glossare oder Stilrichtlinien, die befolgt werden sollten? Oder möchten Sie, dass entsprechende Konventionen für Sie erarbeitet werden?

Wenn Ihr Glossar, die vorhandenen Übersetzungen und die offizielle (z. B. IFRS) Terminologie in irgendeiner Weise widersprüchlich sind, welche sollten dann als massgeblich betrachtet werden? Teilen Sie so viele Informationen wie möglich im Voraus mit, damit die höchstmögliche Qualität gewährleistet werden kann.

6. Nennen Sie Ihre technischen Anforderungen.

Mit welchen Publishing- und Content-Management-Systemen erstellen Sie Ihren Geschäftsbericht? Welche Dateiformate stellen Sie über welche Plattform zur Verfügung? Und was genau brauchen Sie zurück? Geben Sie beispielsweise auch an, ob Sie ein CAT-Tool (computergestützte Übersetzung) verwenden.

7. Benennen Sie wichtige Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen.

Es ist sehr hilfreich, einen Ansprechpartner zu benennen, der Anfragen von Linguistinnen beantworten und endgültige Entscheidungen zur Terminologie treffen kann. Gemeinsam kann ein Prozess definiert werden, um für eine sichere und reibungslose Kommunikation zwischen den Linguisten und Ihrer Expertin zu sorgen.

8. Verbinden Sie alle im Projekt.

Manchmal ist es erforderlich, dass der Sprachdienstleister und die Designagentur direkt miteinander in Verbindung treten müssen. Ist Ihre Designagentur umfassend über die Anforderungen in jeder Zielsprache informiert oder kann der Sprachdienstleister bei deren Definition helfen?
Beispielsweise kann es vorkommen, dass beim Layout in der Schweiz unwissentlich deutsche Silbentrennungsregeln auf einen englischen Bericht angewendet werden. Die Korrektur von Tausenden dieser Fehler beim Korrekturlesen verschwendet dann wertvolle Zeit und treibt die Kosten sowohl auf der linguistischen wie auch auf der DTP-Seite in die Höhe.

9. Stimmen Sie die Rahmenbedingungen ab.

Sie haben Fragen zu Sicherheitsstandards? Sie möchten, dass Ihr Jahresbericht in Etappen geliefert wird oder möchten eine laufende Kostenkontrolle erhalten? Sprechen Sie frühzeitig über die Rahmenbedingungen.

10. Planen Sie zukünftige Projekte frühzeitig.

Haben Sie nun, da Sie einen optimierten Prozess entwickelt haben, die Digitalisierung Ihres Geschäftsberichts in Betracht gezogen? Viele Sprachdienstleister können Ihnen Möglichkeiten für eine digitale Version Ihres Geschäftsberichts anbieten. Egal, ob es sich dabei um die Implementierung des Geschäftsberichts in Ihre Website oder um eine Veröffentlichung als eBook handelt.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!